Pennsylvania Right To Know Policy

PURPOSE: Central Pennsylvania Transportation Authority (CPTA), a municipal authority, is an agency which is covered by the Right to Know Law (Act 3 of 2008), and is required to establish a written policy, which must be posted at CPTA’s office, to implement the Act.  This policy, Approved on November 13, 2008 by Board Resolution 0812, replaces the policy approved through Board Resolution 0727.

Download the Right to Know Request Form.

POLICY: The following will provide guidance for CPTA Board Members and Staff on how to efficiently and effectively process requests made for public records as governed by Act 3 of 2008.

Section 1.         Open Records Officer.

A.    Each year at the first meeting that shall occur in a calendar year, the Board of Directors shall appoint an Open Records Officer. This Officer shall be responsible for processing, recording, tracking and otherwise administering all portions of this policy, as well as any policy or procedure that may provide direction for the retention of documents and the destruction of documents of the Authority.

B.     Authority shall note the identity and manner of communication to the Open Records Officer on its website and post said information at a conspicuous location at the Authority.

C.    In the event an Open Records request is submitted to an employee other than the Open Records Officer, that person must immediately provide the request to the Open Records Officer. All employees should refrain from accepting Open Records Requests and direct all such requests to the Open Records Officer.

D.    Duties of the Open Records Officer:

1.     The open-records officer shall receive requests submitted to the agency under this act, direct requests to other appropriate persons within the agency or to appropriate persons in another agency, track the agency’s progress in responding to requests and issues interim and final responses under this act.

2.     Upon receiving a request for a public record, legislative record or financial record, the open-records officer shall do all of the following:

a.     Note the date of receipt on the written request.

b.     Compute the day on which the five-day period under section 901 will expire and make a notation of that date on the written request.

c.     Maintain an electronic or paper copy of a written request, including all documents submitted with the request until the request has been fulfilled. If the request is denied, the written request shall be maintained for 30 days or, if an appeal is filed, until a final determination is issued under section 1101(b) or the appeal is deemed denied.

Section 2.        Public Records.

A.    Public Records as defined by the Act shall be provided to any legal resident of the United States, unless otherwise exempted pursuant to the Act.

B.    A record shall be defined as a “Public Record” as follows:
A record including a financial record, of a Commonwealth or local agency that:

a.     is not exempt under Section 708 of the Act.

b.     is not exempt from being disclosed under any other Federal or State law or regulation or judicial order or decree; or

c.     is not protected by a privilege.

C.    The Authority shall not provide records that are exempted from public disclosure pursuant to Section 708(b) of the Act, regardless of whether a person or entity provides a release for such information.

D.    Pursuant to Section 708(b), draft meeting minutes of the Board of Directors shall be provided to Board Members, the Executive Director, and the Solicitor to review. Such a dissemination of draft minutes for review for purposes of subsequent approval shall not constitute a waiver of the exemption concerning meeting minutes.

E.    Regardless of the exemptions set forth in Section 708(b), Authority shall not provide documents or records that are privileged or protected by federal or state law or by any court order. In the event the Open Records Officer cannot determine the nature of a document with regard to privileged or other exemption, the Open Records Officer is authorized to seek guidance from the Authority Solicitor with regard to the same.

F.    Authority shall individually evaluate all exemptions and apply each exemption separately for purposes of determining what documents shall be provided pursuant to the Act.

G.    For purposes of this policy, The Authority shall maintain records pursuant to the time frames established pursuant to Resolution No. 0813 relating to Record Retention and Destruction procedures.

Section 3.         Procedure for Requesting Records.

A.    All requests for documents must be a written request submitted on a form as established by the Authority. Verbal requests shall not be considered official requests for purposes of the timeframes established by the Right to Know Law. For purposes of defining a “written request” the Authority shall accept requests by email, facsimile, mail or in person pursuant to the regulations outlined herein.

B.    All requests must be submitted to the Open Records Officer. In no event shall a request be considered officially submitted until received by the Open Records Officer.

C.    Upon receipt of a written request for a public record, the Open Records Officer shall make a diligent attempt to determine whether such a request involves a public record and whether the Authority is in possession of the subject record.

D.    Authority shall not be required to create a record which does not currently exist or compile, maintain format or organize a record in a manner not maintained as of the date of the request.

E.    Authority shall follow the Open Records Law procedures for redaction when appropriate.

Section 4.         Extension of Time.

A.    Authority shall respond to all requests within five business days. In instances of a voluminous request requiring a thirty day extension as provided under Section 902(a)(7) of the Act, or any other circumstances noted in Section 902 relating to an extension of time, Authority shall advise the requester within five (5) days of the need for additional time. Additional time may be necessary when any of the following factors apply:

a.     Determination. Upon receipt of a written request for access, the open-records officer for an agency  shall determine if one of the following applies:

1.     the request for access requires redaction of a record in accordance with section 706;

2.     the request for access requires the retrieval of a record stored in a remote location;

3.     a timely response to the request for access cannot be accomplished due to bona fide and specific  staffing limitations;

4.     a legal review is necessary to determine whether the record is a record subject to access under this act;

5.     the requester has not complied with the agency’s policies regarding access to records;

6.     the extent or nature of the request precludes a response within the required time period.

B.    When an extension of time is necessary under the factors set forth above the Open Records Officer shall provide the following information:

1.     The notice shall include a statement notifying the requester that the request for access is being reviewed, the reason for the review, a reasonable date that a response is owed when the record becomes available. If the date that a response is expected to be provided is in excess of 30 days, following the five business days allowed for in section 901, the request for access shall be deemed denied unless the requester has agreed in writing to an extension to the date specified in the notice.

2.     If the requester agrees to the extension, the request shall be deemed denied on the day following the date specified in the notice if the agency has not provided a response by that date.

Section 5.         Authority Discretion. 

The Authority may exercise its discretion to make an otherwise exempt record accessible for inspection and copying as set forth in the Pennsylvanian Open Records law, if all of the following conditions apply:

A.    disclosure of the record is not prohibited by state or federal law or regulation or judicial order or decree;

B.    the record is not protected by a privilege;

C.    the Executive Director/CEO determines that the public interest favoring access outweighs any individual agency or public interest that may favor restriction of access.

Section 6.         Fees for Records Requests.

A.      The Authority shall adopt the fees as established by the Pennsylvania Office of Open Records and shall revise said fee schedule as the Pennsylvania Office of Open Records provides updates or additional information.

B.     In the event that a fee for the processing a request shall exceed or is reasonably believed to exceed $100.00, the Authority shall require a prepayment of $100.00 in order to process said request.

Section 7.         Denial of Access.

In the event that the Authority seeks to deny a request for information, in whole or in part, the denial shall be in writing and set forth the following information:

A.    a description of the request;

B.    the specific reasons for denial and the support therefore;

C.    the typed or printed  name, title business address, business telephone number and signature of the open-records officer who has issued such denial; and

D.    the date of the response;

E.    the procedure to appeal said denial under the Open Records Act.

Section 8.         Posting.

Authority shall post the following information at the Authority and on the Authority’s web-site and maintain such information in an up-to-date format when necessary:

A.          Contact information for the Authority Open Records Officer;

B.          Contact information for the Pennsylvania Office of Open Records or other applicable appeals officer;

C.          A form that may be used to file a request;

D.          Regulations, policies and procedures of the Authority relating to this Resolution.

Section 9.         Bid Documents.

Authority shall provide notice on all competitive bid forms related to authority procurement that information within proposals, including financial information of a bidder may be provided as a public record, if appropriate pursuant to the discretion of the Open Records Officer, after a bid is awarded.

Section 10.        Appeals.

The appeal of any action which is covered by this Resolution shall take place pursuant to the time limitations, provisions and procedures outlined in Section 1101 of the Pennsylvania Open Records Law.

Política sobre el derecho a saber de Pennsylvania
PROPÓSITO: La Autoridad de Transporte de Central Pennsylvania (CPTA), una autoridad municipal, es una agencia alcanzada por la Ley de Derecho a Saber (Ley 3 de 2008), y tiene la obligación de estipular una política por escrito que debe ser publicada en la oficina de la CPTA, para implementar la Ley. Esta política, aprobada el 13 de noviembre de 2008 por la Resolución 0812 de la Junta, reemplaza la política aprobada mediante la Resolución 0727 de la Junta.

POLÍTICA: A continuación, se proporcionan directivas para los miembros y el personal de la Junta de la CPTA sobre cómo procesar de manera eficiente y eficaz las solicitudes de registros públicos, reguladas por la Ley 3 de 2008.

Sección 1.         Funcionario de Registros Públicos Abiertos.

A. Todos los años en la primera sesión que se celebre en el año calendario, la Junta Directiva designará un Funcionario de Registros Públicos Abiertos. Este Funcionario será responsable de procesar, registrar, supervisar y administrar de otra forma todas las secciones de esta política, como también todas las políticas o procedimientos que instruyan sobre la retención de documentación y la destrucción de documentación de la Autoridad.

B. La Autoridad notificará en su sitio web la identidad y la forma de comunicación del Funcionario de Registros Públicos Abiertos y publicará dicha información en un lugar visible en las instalaciones de la Autoridad.

C. En caso de enviarse una solicitud de Registros Públicos Abiertos a un empleado que no sea el Funcionario de Registros Públicos Abiertos, dicha persona deberá remitir la solicitud de inmediato al Funcionario de Registros Públicos Abiertos. Los empleados deberán abstenerse de recibir Solicitudes de Registros Públicos Abiertos y deberán remitirlas al Funcionario de Registros Públicos Abiertos.

D.    Obligaciones del Funcionario de Registros Públicos Abiertos:

1. El funcionario de registros públicos abiertos recibirá las solicitudes enviadas a la agencia de acuerdo con esta ley, remitirá dichas solicitudes a las personas correspondientes dentro de la agencia o a las personas correspondientes en otra agencia, realizará el seguimiento de la respuesta de la agencia a dichas solicitudes y emitirá respuestas provisionales y finales de acuerdo con esta ley.

2. Al recibir una solicitud de un registro público, legislativo o financiero, el funcionario de registros abiertos hará lo siguiente:

a. Registrará la fecha de recepción en la solicitud por escrito.

b. Calculará el día en que expire el plazo de cinco días estipulado en la sección 901 y escribirá dicha fecha en la solicitud por escrito.

c. Mantener una copia electrónica o impresa de la solicitud por escrito, incluidos todos los documentos presentados con la solicitud, hasta completar su procesamiento. En caso de negarse la solicitud, la solicitud por escrito se mantendrá por 30 días o, en caso de presentarse una apelación, hasta que se tome una determinación final de acuerdo con la sección 1101(b) o hasta que la apelación sea denegada.

Sección 2. Registros Públicos.

A. Conforme la Ley, se podrán proporcionar Registros Públicos a cualquier residente legal de Estados Unidos, salvo excepciones estipuladas en la Ley.

B. Se definirá como “Registro Público” a:
Un registro, incluido un registro financiero, perteneciente a la Mancomunidad o agencia local que:
a. no se encuentre exceptuado de acuerdo con la Sección 708 de la Ley.

b. su divulgación no se encuentre exceptuada de acuerdo con cualquier otra ley o regulación Federal o Estatal u orden o decreto judicial; o

c. no esté protegido por un privilegio.

C. La Autoridad no suministrará registros que se encuentren exceptuados para su divulgación pública de acuerdo con la Sección 708(b) de la Ley, independientemente de que la persona o la entidad posea un pedido de divulgación de dicha información.

D. De acuerdo con la Sección 708(b), se remitirá el proyecto de actas de reunión de la Junta Directiva a los Miembros de la Junta, el Director Ejecutivo y el Procurador para su revisión. La distribución de dicho proyecto de actas para su revisión y posterior aprobación no constituirá la renuncia a la exención en lo que concierne a las actas de reunión.

E. Independientemente de las exenciones establecidas en la Sección 708(b), la Autoridad no proporcionará ningún documento o registro con privilegios o protecciones de las leyes federales o estatales o de cualquier corte. En caso de que el Funcionario de Registros Públicos Abiertos no pueda determinar la naturaleza de algún documento en lo que respecta a sus privilegios o exenciones, el Funcionario de Registros Públicos Abiertos podrá solicitar la guía del Procurador de la Autoridad al respecto.

F. La Autoridad evaluará de manera individual todas las exenciones y aplicará cada exención de manera separada para determinar qué documentos se podrán suministrar de conformidad con la Ley.

G. A los efectos de esta política, la Autoridad mantendrá los registros conforme los plazos establecidos en la Resolución N.° 0813 en lo que respecta a los procesos de Retención y Destrucción de Registros.

Sección 3.         Procedimiento de Solicitud de Registros.

A. Todas las solicitudes de documentación deben presentarse por escrito de la forma estipulada por la Autoridad. Las solicitudes verbales no se considerarán solicitudes oficiales a los efectos de los plazos establecidos por la Ley de Derecho a Saber. A los efectos de definir “solicitud por escrito”, la Autoridad aceptará solicitudes por correo electrónico, facsímil, correo postal o entregadas personalmente de conformidad con la regulación descrita en la presente.

B. Todas las solicitudes deben remitirse al Funcionario de Registros Públicos Abiertos. En ningún caso una solicitud se considerará oficialmente presentada hasta que fuera recibida por el Funcionario de Registros Públicos Abiertos.

C. Al recibir una solicitud por escrito de un registro público, el Funcionario de Registros Públicos Abiertos hará todo lo posible para determinar si la solicitud es de un registro público y si el registro en cuestión está en posesión de la Autoridad.

D. La Autoridad no tiene ninguna obligación de generar un registro que no esté actualmente vigente ni de compilar, mantener el formato u organizar un registro de alguna manera no disponible a la fecha de la solicitud.

E. La Autoridad seguirá el procedimiento de redacción establecido por la Ley de Registros Públicos Abiertos cuando corresponda.

Sección 4.         Prórroga.

A. La Autoridad responderá todas las solicitudes dentro de los cinco días hábiles. En instancias en que la cantidad de solicitudes sea voluminosa y requiera una extensión de los treinta días según lo estipulado en la Sección 902(a)(7) de la Ley, o ante cualquier otra circunstancia como se indica en la Sección 902 en lo que respecta a las prórrogas, la Autoridad dará aviso al solicitante de la necesidad de extender los plazos dentro de los cinco (5) días. Podrá requerirse tiempo adicional ante cualquiera de las siguientes circunstancias:

a. Determinación. Al recibir una solicitud de acceso por escrito, el funcionario de registros públicos abiertos de la agencia determinará si rige algo de lo siguiente:

1. la solicitud de acceso requiere la redacción de un registro de conformidad con la sección 706;

2. la solicitud de acceso requiere la obtención del registro almacenado en un sitio remoto;

3. no se puede dar respuesta oportuna a la solicitud de acceso debido a limitaciones específicas y de buena fe del personal;

4. se requiere una revisión legal para determinar si el registro es un registro accesible de conformidad con esta ley;

5. el solicitante no cumple con las políticas de la agencia en lo que respecta el acceso a los registros;

6. la extensión o naturaleza de la solicitud impide poder dar una respuesta dentro de los plazos requeridos.

B. Cuando se requiera una prórroga conforme las circunstancias mencionadas, el Funcionario de Registros Públicos Abiertos suministrará la siguiente información:

1. El aviso incluirá una declaración notificando al solicitante que la solicitud de acceso está en revisión, el motivo de la revisión y una fecha razonable de respuesta una vez que el registro esté disponible. Si la fecha prevista de respuesta excede los 30 días, después de los cinco días hábiles permitidos que están estipulados en la sección 901, la solicitud de acceso se considerará denegada excepto que el solicitante hubiera aceptado por escrito una extensión hasta la fecha especificada en el aviso.

2. Si el solicitante acepta la extensión, la solicitud se considerará denegada el día posterior a la fecha especificada en el aviso, en caso de que la agencia no hubiera dado respuesta hasta esa fecha.

Sección 5.         Discrecionalidad de la Autoridad.

La Autoridad podrá ejercer su discrecionalidad para otorgar acceso a un registro exento para su inspección y copia conforme lo estipulado en la ley de Registros Públicos Abiertos de Pennsylvania, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:

A. la divulgación del registro no está prohibida por ninguna ley o regulación estatal o federal u orden o decreto judicial;

B. el registro no está protegido por un privilegio;

C. el Director Ejecutivo/CEO determina que el interés público a favor del acceso supera cualquier interés público o agencia individual que procure la restricción a dicho acceso.

Sección 6.         Arancel de la Solicitud de Registros.

A. La Autoridad adoptará los aranceles establecidos por la Oficina de Registros Públicos Abiertos de Pennsylvania y revisará dicho cuadro arancelario cuando la Oficina de Registros Públicos Abiertos de Pennsylvania realice actualizaciones o agregue más información.

B. En caso que el arancel de procesamiento de una solicitud exceda o se estime que excederá los $100.00, la Autoridad exigirá un pago anticipado de $100.00 para procesar dicha solicitud.

Sección 7.         Acceso Denegado.

En caso de que la Autoridad deniegue una solicitud de información, de forma total o parcial, la denegación se notificará por escrito e incluirá la siguiente información:

A. una descripción de la solicitud;

B. los motivos específicos de la denegación y su fundamentación;

C. el nombre, el cargo, la dirección comercial, el número de teléfono comercial impresos o en letra de molde y la firma del funcionario de registros públicos abiertos que emitió la denegación; y

D. la fecha de respuesta;

E. el procedimiento para apelar la denegación de acuerdo con la Ley de Registros Abiertos.

Sección 8.         Publicación.

La Autoridad publicará la siguiente información en las instalaciones de la Autoridad y en el sitio web de la Autoridad y mantendrá la información en un formato actualizado cuando sea necesario:

A. Información de contacto del Funcionario de Registros Públicos Abiertos;

B. Información de contacto de la Oficina de Registros Públicos Abiertos de Pennsylvania y de los funcionarios de apelaciones que correspondan;

C. Un formulario que se podrá utilizar para presentar una solicitud;

D. Regulaciones, políticas y procedimientos de la Autoridad en relación con esta Resolución.

Sección 9.         Documentos de licitación.

La Autoridad informará de todos los formularios de licitación competentes en relación con la obtención de la información incluida en las propuestas, asimismo, la información financiera del licitante también se podrá proporcionar como registro público, de ser apropiado, a discreción del Funcionario de Registros Públicos Abiertos, una vez adjudicada una licitación.

Sección 10.         Apelaciones.

La apelación de cualquier acción alcanzada por esta Resolución tendrá efecto dentro de los plazos, las disposiciones y los procedimientos descritos en la Sección 1101 de la Ley de Registros Públicos Abiertos de Pennsylvania.